Strategi manajemen pengetahuan (knowledge management strategy) di pt perkebunan nusantara viii gunung mas bogor

Kondisi industri teh saat ini yang stagnan berdampak pada semua pihak yang terkait dengan usaha tersebut, termasuk juga dari segi penghasilan dari teh yang jauh dari memadai, baik bagi petani teh rakyat dan juga pengelola PT Perkebunan Nusantara (PTPN) milik negara. Pada tahun 2003, volume ekspor teh Indonesia mengalami penurunan sebesar 12 persen dari tahun sebelumnya, yang mencapai 100.185 MT menjadi 88.175 MT (ITC, 2004). Dilain pihak, nilai ekspor negara-negara penghasil teh lainnya, yakni Kenya, Cina dan India mengalami peningkatan nilai ekspornya selama periode yang sama. Pertumbuhan ekspor teh Indonesia jauh dibawah pertumbuhan ekspor teh dunia bahkan mengalami pertumbuhan negatif (Suprihatini, 2004).

Jawa Barat menyumbang 60 persen dari produksi teh nasional dan 80 persennya berasal dai teh produksi PT. Perkebunan Nusantara VIII (PTPN VIII). Pada tahun 2002 PTPN VIII mengalami kerugian akibat menurunnya harga teh dunia (Hariyanto, 2002). Kerugian tersebut juga terjadi pada Kebun Teh Gunung Mas sebagai salah satu unit usaha PTPN VIII. Data laporan manajemen Gunung Mas dalam lima tahun terakhir (1998-2002) menunjukkan bahwa usaha agro industri teh hitam yang merupakan produk utama Gunung mas mengalami kerugian. Kerugian yang terjadi disebabkan oleh harga pokok teh kering dan harga jual teh selama periode tersebut mengalami kesenjangan yang cukup besar.

Lemahnya daya saing teh Indonesia disebabkan oleh komposisi produk teh yang diekspor Indonesia kurang mengikuti kebutuhan pasar karena kurangnya informasi tentang mutu spesifik dari tiap negara pengimpor teh membuat teh Indonesia. Mutu teh erat hubungannya berbagai proses produksi, yang melibatkan berbagai pengetahuan dan sumber daya manusia di dalamnya. Pengetahuan-pengetahuan tersebut sebagian besar diperoleh dari pengalaman, dan memerlukan suatu penyebaran informasi mengenai cara yang benar.

Untuk itu, segala bentuk informasi yang penting bagi perusahaan harus dikelola secara sistematis agar informasi tersebut dapat dikembangkan menjadi suatu pengetahuan yang bermanfaat bagi pembuatan keputusan. Saat ini yang berperan dalam kekuatan bersaing tidak hanya tangible assets tetapi juga intangiable assets, termasuk didalamnya aset intelektual yang terdiri dari human capital, struktur capital (sistem) dan konsumen.

Dengan melihat bahwa kekuatan bersaing tidak hanya terbatas pada faktor tangible assets tetapi juga intangiable assets yang dimiliki perusahaan, Masalah di dalam penelitian ini dirumuskan dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut. (1) Pengetahuan apa saja yang harus diketahui oleh perusahaan, baik dari segi eksternal (konsumen dan pesaing) dan internal (proses) dalam rangka meningkatkan daya saing dalam industri teh, baik dalam pasar global dan lokal ? (2) Aset pengetahuan apa saja yang dimiliki oleh perusahaan saat ini, yang terkandung dalam proses, teknologi informasi dan sumberdaya manusia perusahaan? (3) Bagaimana pemetaan pengetahuan yang ada di perusahaan saat ini? (4) Adakah kesenjangan pengetahuan yang dimiliki perusahaan saat ini dengan pengetahuan yang harus diketahui perusahaan? dan (5) Strategi apakah yang harus dilakukan perusahaan untuk mengelola aset pengetahuannya?

Berdasarkan rumusan masalah tersebut diatas, maka penelitian ini bertujuan untuk (1) Mengidentifikasi aset-aset pengetahuan yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam menghadapi persaingan dalam industri teh saat ini dan di masa depan, (2) Mengidentifikasi aset-aset pengetahuan yang dimiliki oleh PPTPN VIII, Gunung Mas yang terkandung dalam proses, teknologi informasi dan sumberdaya manusia, (3)Memetakan alur pengetahuan (knowledge mapping) yang ada dalam perusahaan (4) Menganalisa kesenjangan pengetahuan (knowledge gap) perusahaan dan (5) Merumuskan strategi yang perlu ditempuh oleh perusahaan dalam rangka mengelola aset pengetahuannya.

Penelitian dilakukan menggunakan pendekatan metode deskriptif dalam bentuk studi kasus. Pengumpulan data dilakukan dengan observasi langsung, wawancara dengan pihak eksternal dan pihak internal Perkebunan Gunung Mas, melakukan patok duga dan studi literatur. Pemilihan pihak-pihak yang terlibat tersebut dilakukan secara purposive sampling. Teknik Pengolahan dan Analisis Data menggunakan beberapa pendekatan yaitu, sebaran t-student, K-mapping, Analisa kesenjangan, Analisis Frekuensi Data dan Pendekatan Rule base untuk sistem pakar.

Pengetahuan yang perlu diketahui oleh perusahaan dalam tiga bagian besar yaitu pengetahuan yang terkandung dalam proses (kebun dan proses produksi), pengetahuan konsumen dan pengetahuan mengenai pesaing. Untuk pengetahuan proses, terdiri dari pengtahuan hulu dan hilir. Pengetahuan yang ada di subsistem hulu dibagi menjadi beberapa bagian yakni pengetahuan saat penanaman, pengetahuan untuk tanaman belum menghasilkan dan pengetahuan tanaman menghasilkan. Pengetahuan untuk penanaman antara lain adalah pengetahuan tentang jenis varietas teh, daerah penanaman teh yang berhubungan dengan elevasi (ketinggian dari permukaan laut), bibit tanaman teh, jenis tanah yang cocok digunakan, kemampuan lahan dan pengetahuan mengenai jarak tanaman yang optimal.

Beberapa pengetahuan Tanaman Belum Menghasilkan (TBM) perlu dimiliki oleh perkebunan adalah pemeliharaan dan pemangkasan tanaman, pemberian mulsa, pengendalian Gulma, baik secara secara kultur teknis, mekanis/manual dan kimia, pemupukan dan pembentukan bidang petik. Pengetahuan untuk Tanaman Menghasilkan antara lain adalah pengetahuan tentang jenis pemetikan, jenis Petikan, giliran Petik, hanca petik, penanganan pucuk, pengetahuan mengenai pengendalian hama dan penyakit, pemupukan dan pengendalian gulma. Pada subsistem hilir (pengolahan), pengetahuan yang diperlukan umumnya memiliki standar sesuai dengan proses yang diperlukan. Pengetahuan-pengetahuan yang perlu dimiliki antara lain adalah pengetahuan mengenai proses pelayuan, penggilingan, proses Fermentasi, proses pengeringan, proses Sortasi kering dan pengetahuan mengenai pengemasan Teh.

Untuk faktor ekternal, yakni konsumen dan pesaing, pengetahuan yang perlu dimiliki perusahaan mengenai konsumen, diantaranya adalah mengenai jenis mutu yang diinginkan konsumen, cita rasa yang diinginkan konsumen (organoleptik) dan juga perkembangan produk-produk teh. Mutu yang paling banyak diminta pada lima tahun terakhir adalah mutu jenis Fanning, yang rata-ratanya mencapai 24,26 persen. Berdasarkan hasil analisa kesesuaian mutu yang dihasilkan oleh Perkebunan Gunung Mas dengan permintaan pasar dengan menggunakan uji t-student diperoleh hasil bahwa persentase mutu jenis BP1, PF1, Fanning, D1, D2 dan D3 yang dihasilkan oleh perkebunan Gunung Mas tidak berbeda dengan jenis-jenis mutu yang diminta oleh konsumen. Namun demikian, untuk mutu jenis PD, hasil analisis menunjukkan bahwa persentase mutu jenis PD yang dihasilkan oleh Perkebunan Gunung Mas berbeda dengan persentase mutu yang diminta oleh konsumen. Dapat disimpulkan bahwa dari kesesuaian mutu, Perkebunan Gunung Mas mampu memenuhi keinginan konsumen. Berdasarkan organoleptiknya, terdapat beberapa pasar teh yang memiliki karakteristik yang berbeda.

Berdasarkan perbandingan harga diantara 18 perkebunan-perkebunan penghasil teh jenis CTC, diperoleh hasil bahwa untuk semua jenis mutu perkebunan yang memiliki harga jual tertinggi adalah perkebunan Cibuni, sedangkan pada urutan kedua adalah perkebunan Wonosari, PTPN XII. Perkebunan Gunung Mas sendiri berada pada posisi ke 12 dari 18 perkebunan. Hal tersebut menunjukkan bahwa posisi Perkebunan Gunung Mas masih rendah.

Berdasarkan audit pengetahuan yang ada di Perkebunan Gunung Mas, secara umum perkebunan telah memiliki pengetahuan dalam hal proses (kebun dan pengolahan). Hal tersebut dapat dilihat dari alur pengetahuan yang ada, sebagian besar pengetahuan proses yang diperlukan oleh perusahaan telah dimiliki. Namun demikian, dalam hal pengetahuan mengenai konsumen dan pesaing yang merupakan bagian dari eksternal perusahaan, perkebunan Gunung Mas belum banyak memilikinya. Pengetahuan yang ada di subsistem hilir (pengolahan) sebagian besar merupakan jenis pengetahuan eksplisit, dalam bentuk prosedur-prosedur baku yang dapat dibaca dan menjadi acuan para karyawan di Subsistem tersebut. Dilain pihak, untuk pengetahuan di subsistem hulu, terdapat beberapa pengetahuan yang bersifat tacit, diantaranya adalah pemangkasan, teknik persemaian dan pembentukan bidang petik.

Red Alert Zone terdapat pada subsistem hulu dan pengetahuan mengenai konsumen dan pesaing. Untuk subsistem hulu fokus strategi lebih pada pendekatan sosialisasi melalui proses penyebaran baik secara internalisasi maupun eksternalisasi. Berdasarkan hal tersebut direkomendasikan beberapa hal sebagai berikut. (1) Perusahaan menetapkan waktu khusus untuk berdiskusi antara karyawan mengenai hasil kerja dan bertukar ide antar karyawan, (2)Membuat prosedur operasional baku untuk tiap-tiap pengetahuan yang ada di subsistem hulu disesuaikan dengan kondisi Perkebunan Gunung Mas, (3) Sistem pelatihan dan pendidikan yang berjenjang, dimana karyawan yang mendapatkan pelatihan dan pendidikan diharuskan berbagi pelatihan dengan karyawan lain melalui prosedur baku, (4) Adanya penilaian terhadap pelatihan atau pendidikan yang diberikan kepada karyawan, dimana hal tersebut berpengaruh terhadap reward and punishment, (5) Mengadakan program untuk meningkatkan kemampuan untuk menuangkan pengetahuan tacit karyawan, misalnya penulisan karya tulis dan (6) Dokumen yang telah ditulis, disimpan dalam database perusahaan serta kepemilikan Perpustakaan di Perkebunan Gunung Mas.

sumber:http://elibrary.mb.ipb.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=mbipb-12312421421421412-lindafebri-494

Pembuatan Prototipe Knowledge Management System sebagai pendukung proses pengolahan informasi standardisasi perdagangan studi kasus BSN

Perkembangan tkenologi baik di bidang komunikasi maupun transportasi telah menyatukan kegiatan ekonomi dunia. Akibatnya, persaingan perdaganganpun menjadi persaingan global. Apa yang telah mereka capai dalam bisnis pada masa sebelum ini, belum tentu mampu membuat mereka bertahan dimasa mendatang. Perusahaan /organisasi yang bisa bertahan adalah mereka yang sanggup memberi kualitas, nilai, pelayanan, inovasi dan kecepatan bagi konsumennya. Untuk itu, perusahaan/ organisasi tidak lagi hanya bergantung pada modal finansial, ttp juga pada knowledge (pengetahuan) sebagai faktor pendukung utama. Berdasarkan kondisi tersebut, banyak organisasi semakin menyadari pentingnya mengelola dan memanfaatkan sebaik-baiknya engetahuan yang mereka miliki, agar dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaannya. Untuk itu penerapan Knowledge Management (KM) menjadi suatu kebutuhan bagi suatu organisasi. Hal ini tidak terbatas pada perusahaan bisnis semata ttp juga oleh organisasi nir laba seperti badan pemerintah. Terutama badan pemerintah yang berfungsi mendukung perdagangan dunia. Organisasi ini memerlukan KM untuk meningkatkan kemampuan sumber daya manusia (SDM) mereka, agar mampu memberikan pelayanan yang terbaik bagi pemerintah dan masyarakat. Tesis ini memfokuskan pada analisis, perancangaan dan pembuatan prototipe Knowledge Management System untuk mendukung kegiatan pengolahan informasi standardisasi perdagangan. Tesis yang menggunakan kerangka kerja dari Amrit Tiwana ini mengambil sstudi kasus Badan Standardisasi Nasional (BSN). Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan untuk pengembangan KMS selanjutnya sehingga dapat memberikan dukungan yang berarti bagi kegiatan standardisasi BSN.

sumber:http://h0404055.wordpress.com/2010/04/02/pembuatan-prototipe-knowledge-management-system-sebagai-pendukung-proses-pengolahan-informasi-standardisasi-perdagangan-studi-kasus-bsn/

Peranan Knowledge Management Pada Call Center

Tingginya kesadaran masyarakat perkotaan atas pentingnya kesehatan membuka peluang terbukanya berbagai klinik kesehatan. Mata sebagai salah satu bagian dari panca indra memiliki arti yang sangat penting. Gangguan kesehatan pada mata disebabkan oleh penyakit hingga menurunnya daya pengelihatan karena faktor usia merupakan hal umum yang sering dikeluhkan pasien. Keinginan untuk mendapatkan informasi lebih lengkap atas gejala yang timbul membuat masyarakat perkotaan mencoba mencari cara tercepat untuk mendapatkannya. Penggunaan media internet tentunya menjadi pilihan pertama yang dapat dilakukan sebelum berkonsultasi dengan dokter. Namun karena sifatnya yang tidak interaktif mengakibatkan ketidak puasan atas informasi yang didapat. Belum lagi berbagai istilah kedokteran yang sering tidak dimengerti oleh pembaca. Sementara bila sekedar melakukan konsultasi dengan dokter spesialis mata maka harus disediakan waktu khusus mulai tahapan reservasi, kunjungan ke klinik atau rumah sakit hingga dapat bertemu langsung dengan dokter.

Berangkat dari hal inilah sebuah klinik kesehatan mata mengembangkan layanan pasiennya. Bila sebelumnya bagian reservasi hanya menangani proses pendaftaran calon pasien maka secara bertahap para penerima telepon tersebut mendapatkan pendidikan umum seputar penyakit mata hingga prosedur operasi. Fungsi bagian reservasi mulai mengarah menjadi konsultasi. Sebuah departemen baru di bawah naungan divisi marketing akhirnya dibentuk. Beberapa pegawai yang sebelumnya merupakan karyawan di bagain resepsionis dimutasi menjadi agen call center. Namun apakah dengan dibekalinya pengetahuan tersebut otomatis mengurangi peranan dokter spesialis mata dalam berkonsultasi? Bagaimanakah caranya membagi pengetahuan yang dimiliki para dokter kepada agen call center yang notabene tidak mengeyam pendidikan kedokteran? Benarkah penerapan knowledge management mampu memecahkan permasalahan call center? Penelitian ini mencoba mengupas lebih jauh tentang peranan Knowledge Management pada sebuah call center di klinik kesehatan mata.

Perkembangan teknologi medis saat ini memungkin pengobatan tidak hanya melalui obat-obatan saja namun juga melalui tindakan langsung. Operasi bedah mata yang dikenal memiliki tingkat resiko cukup tinggi secara bertahap dapat diminimalkan. Bila sebelumnya sebuah operasi mata menggunakan pisau bedah maka saat ini sudah tersedia metode penyinaran dengan laser. Tidak adanya sentuhan antara benda tajam dengan selaput mata membuat metode ini dianggap jauh lebih aman dibanding metode konvensional.

Bagi sebuah klinik yang bertaraf internasional tidaklah cukup hanya mengandalkan pada kecanggihan peralatan yang dimilkinya serta keahlian dokter semata. Layanan bagi pasien maupun calon pasien merupakan nilai tambah yang coba dicermati. Untuk memperkenalkan sebuah klinik yang relatif masih baru tentunya dibutuhkan media promosi yang tepat. Berbagai cara coba dilakukan seperti memang iklan di harian, majalah hingga talkshow di radio ataupun roadshow di penjuru kota besar. Secara bisnis sasaran klinik kesehatan mata umumnya adalah masyarakat menengah dan atas yang memiliki gangguan kesehatan mata. Dalam rangkaian promosinya ada pula mengetengahkan tema tentang kecantikan mata. Baik itu seputar penggunaan lensa kontak hingga operasi yang membuat mata terlihat lebih menarik.

Pada setiap promosinya tersebut biasanya klinik kesehatan mata juga mencantumkan nomor telepon untuk keperluan reservasi. Calon pasien yang baru pertama kali menghubungi nomor telepon tersebut akan dilayani oleh agen call center. Sebelum memutuskan untuk melakukan reservasi seringkali calon pasien menanyakan beberapa hal seputar kesehatan mata yang mereka keluhkan. Kesiapan agen call center dalam memberi jawaban akan sedikit banyak memberi gambaran atas layanan yang akan diterima oleh calon pasien. Bila pada pertanyaan pertama yang diajukan terdengar jawaban yang tidak jelas dan tegas maka ada saja calon pasien yang beranggapan klinik tersebut belum siap dalam melayani pasiennya. Belajar dari hal seperti ini maka pihak klinik merasa perlu memberi pengetahuan tambahan bagi agen call center. Namun mereka juga menyadari bahwa perlunya membatasi ruang lingkup pengetahuan para agen call center agar jangan sampai melakukan konsultasi tanpa didasari diagnosa oleh dokter spesialis sebelumnya. Informasi yang salah dapat tersampaikan tanpa disadari oleh agen call center. Untuk itulah perlu adanya pengawas / supervisor yang mengamati secara langsung setiap komunikasi yang terjadi antara agen dengan si penelpon. Review juga bisa dilakukan pasca terjadinya komunikasi bilamana sebuah call center dilengkapi dengan rekaman. Tantangan selanjutnya adalah bagaimana caranya meyakinkan calon pasien untuk melakukan reservasi berkunjung ke klinik kesehatan mata.

Saat tiba di klinik kesehatan mata, pasien akan diarahkan oleh staf untuk melakukan registrasi ulang. Pasien akan diminta untuk mengisi formulir pendaftaran yang berisi data identitas pribadi, keluhan penglihatan, riwayat penyakit, obat-obatan yang sedang digunakan dan riwayat alergi obat. Bila pasien pertama kali mengunjungi klinik kesehatan mata, mereka akan menerima sebuah kartu dengan nomor identitas. Nomor identitas ini berlaku untuk semua cabang klinik dan merupakan kode berkas rekam medik pasien. Semua data-data kunjungan pasien tersimpan di berkas rekam medik.

Setelah registrasi, pasien akan menjalani pemeriksaan awal yang terdiri dari pemeriksaan tekanan bola mata/tonometri non-kontak dan pemeriksaan kelainan refraksi dengan komputer/automated refraction. Pemeriksaan ini akan dilakukan oleh perawat dan atau refraksionis. Setelah pemeriksaan awal, pasien akan menjalani pemeriksaan tajam penglihatan (visus) dan pemeriksaan refraksi, bila diperlukan. Pemeriksaan refraksi bertujuan untuk mencari ukuran koreksi terbaik untuk penglihatan terbaik. Pemeriksaan refraksi dilakukan oleh refraksionis. Dokter spesialis mata akan memeriksa mata pasien dengan slit-lamp biomikroskop dan oftalmoskop. Adakalanya mata pasien perlu diberi tetes mata midriasil untuk melebarkan pupil mata agar dokter dapat memeriksa bagian dalam mata. Midriasil mungkin membuat penglihatan agak kabur dan silau selama beberapa jam. Pasien disarankan tidak mengemudikan kendaraan pada saat pengaruh tetes mata midriasil masih berjalan. Kacamata gelap dapat mengurangi rasa silau dan membuat pasien merasa lebih nyaman. Pemeriksaan penunjang dilakukan atas instruksi dokter untuk menunjang penanganan kondisi mata.

Knowledge Management (KM) memiliki definisi berbeda bagi setiap orang. Secara umum KM dedefinisikan sebagai melakukan sesuatu yang diperlukan guna mendapatkan sumber-sumber pengetahuan sebanyak-banyaknya (Becerra-Fernandez, 2004). Selain itu ada pula yang mengartikan KM sebagai manajemen pengetahuan sebuah organisasi guna membentuk business value dan memberikan competitive advantage (Amrit Tiwana, 1999). Beberapa organisasi beranggapan KM adalah sebuah teknologi yang digunakan untuk berbagi informasi. Ada pula yang menganggap KM adalah suatu kegiatan menyusun dokumen dalam sebuah media sehingga memungkinkan para tenaga ahli membagi desain atau data yang mereka miliki, media tersebut dapat pula dimanfaatkan oleh para konsultan dalam melakukan pertukaran pengalaman. Bagi contact center dan manager helpdesk, KM berarti menyediakan sebuah alat yang mampu membantu memecahkan masalah, alat tersebut dapat berupa database sederhana berisi jawaban atas berbagai pertanyaan hingga suatu sistem pemandu pertolongan yang canggih. KM adalah sekumpulan latihan guna memaksimalkan business value atas pengetahuan dalam sebuah organisasi dengan cara mengumpulkan, mengelola dan menyampaikannya pada bagian-bagain kritis dalam suatu proses bisnis. (eGain Communications, 2005)

Yang termasuk dalam tacit knowledge diantaranya pengamatan, intuisi dan insting dimana bersifat sulit diekspresikan dan diformalkan, selain itu ia juga sulit dibagaikan serta berbasis pada pengalaman individu. Sementara explicit knowledge merupakan pengetahuan yang telah diekspresikan dalam angka dan kata-kata, contohnya buku panduan untuk menganalisa pasar saham. Kita dapat mengubah pengetahuan yang bersifat explicit menjadi tacit (Becerra-Fernandez, 2004).

KSS - Knowledge Sharing System dapat digambarkan sebagai suatu sistem yang memungkinkan setiap anggota dari suatu organisasi untuk medapatkan pengetahuan yang bersifat tacit maupun explicit. KSS dapat pula dipandang sebagai suatu knowledge market; seperti pada umunya sebuah pasar memerlukan likuiditas yang cukup guna menjamin terjadinya pertukan produk yang adil, KSS harus menarik baik bagi pemilik pengetahuan maupun sejumlah orang yang mencari pengetahuan (Dignum, 2002). Likuiditas disini memiliki arti besarnya jumlah transaksi pada sebuah pasar – makin besar volume transaksi semakin besar likuiditasnya. Pada sebuah KSS, pemilik pengetahuan memungkinkan untuk:

1. Membagi pengetahuannya secara terkendali pada kelompok yang dipercaya.
2. Memutuskan kapan ingin berbagi dan kondisi yang menyertainya.
3. Mencari pertukaran pengetahuan yang adil serta ganjaran yang didapat.

Para pencari pengetahuan sendiri memungkinkan untuk:

1. Tidak perlu mengkhawatirkan berbagai kemungkinan yang timbul untuk berbagi pengetahuan, selain itu mereka akan terbantu dengan adanya fasilitas pencarian dan rangking.
2. Memutuskan untuk menerima kondisi dari pengetahuan itu sendiri (Becerra-Fernandez, 2004).

sumber:http://mhs.blog.ui.ac.id/alfid.ardyanto81/2010/01/19/peranan-knowledge-management-pada-call-center/

PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DI PERPUSTAKAAN FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN (FKIK) UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Latar Belakang

Knowledge Management adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifik

asi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan (transfer pengetahuan) untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi tersebut.¹ Kegiatan ini terkait langsung dengan perpustakaan yang ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Sedangkan Transfer pengetahuan sebagai salah satu aspek dari Knowledge Management dalam berbagai bentuk, telah sejak lama dilakukan oleh perpustakaan. Contohnya adalah melalui Knowledge Sharing dalam kerja, magang, pelatihan profesional, workshop

dll.

Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (disingkat Perpustakaan FKIK) adalah sebuah perpustakaan yang berada di FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. FKIK mempunyai 4 prodi diantaranya, Prodi Ilmu Keperawatan, Prodi Farmasi, Prodi Pendidikan Dokter dan Ilmu Kesehatan dan Prodi Kesehatan Masyarakat.

Perpustak

aan FKIK didirikan seiring berdirinya Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta berdasarkan Surat Keputusan Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Nomor 046 ditetapkan pada tanggal 22 Mei Tah

un 2004 tentang Pendirian Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Dekan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehantan UIN Jakarta Prof. Dr (hc). dr. M.K. Tadjudin, Sp.And. Saat itu perpustakaan dikelola oleh dosen dan staf karyawan. Baru pada tahun 2005, Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta mengangkat seorang pustakawan untuk mengelola perpustakaan.

Perpustakaan sebagai tambang sumber segala informasi, untuk itu di dalam perpustakaan perlu temu balik informasi yang memudahkan bagi pengguna (terutama mahasiswa dan dosen) untuk mendapatkan referensi pengetahuan selengkap mungkin, akurat, dan cepat. Disinilah dibuuhkan peran Knowledge Management untuk menciptakan, menangkap, dan menggunakan kembali informasi dan pengetahuan untuk mencapai tujuan.

Untuk itu, perpustakaan bukan lagi sekedar basis informasi tetapi basis pengetahuan yang baik. Basis pengetahuan baru bisa dibentuk bila perpustakaan tersebut mengetahui apa saja sumber pengetahuan yang dimiliki dan skill apa saja yang dimiliki oleh pustakawan serta bagaimana mengaplikasikan Knowledge Management di perpustakaan. Dalam mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan adanya SDM yang memiliki knowledge, idea, skill serta experience untuk dapat membentuk SDM dan menjadi aset penting bagi perpustakaan. Keempat unsur tersebut di atas saling berkaitan dan saling menunjang dalam mengelola perpustakaan.

Tulisan makalah ini mencoba memahami apa sesungguhnya Knowledge Management, dan bagaimana proses penciptaan pengetahuan yang telah dilaksanakan di Perpustakaan FKIK.

Metodologi penulisan

Penulisan makalah ini menggunakan beberapa referensi sumber yang diperoleh dari internet, buku, maupun jurnal serta mengambil sample di Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK).

Pengertian Knowledge Management

Pemahaman konsep pengetahuan dan informasi menimbulkan berbagai penafsiran berbeda-beda. Para ahli dibidang informasi menyebutkan bahwa informasi adalah pengetahuan yang disajikan kepada seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami; atau data yang telah diproses atau ditata untuk menyajikan fakta yang mengandung arti. Sedangkan pengetahuan berasal dari informasi yang relevan yang diserap dan dipadukan dalam pikiran seseorang. Sedangkan pengetahuan berkaitan dengan apa yang diketahui dan dipahami oleh seseorang. Informasi cenderung nyata, sedangkan pengetahuan adalah informasi yang diinterpretasikan dan diintegrasikan.

Menurut Koina dalam Siregar (2005) Knowledge Management adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu organisasi. Sedangkan Laudon (2002) Knowledge Management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut. Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam manajemen pengetahuan sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan yang bertujuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan

Menurut Kim yang dikutip Siregar (2005) bahwa pengetahuan adakalanya dikategorikan sebagai terstruktur, tidak terstruktur, eksplisit atau implisit. Jika pengetahuan diorganisasikan dan mudah didiseminasikan disebut pengetahuan terstruktur. Pengetahuan yang tidak terstruktur dan dipahami, tetapi tidak dengan jelas dinyatakan adalah pengetahuan implisit. Pengetahuan implisit juga disebut tacit (dipahami tanpa dikatakan), yaitu keahlian dan pengalaman pekerja yang belum didokumentasikan secara formal Untuk mengkonversi pengetahuan implisit ke dalam pengetahuan eksplisit, pengetahuan tersebut harus diekstraksi dan diformat

Davenport dan Prusak (1998) memberikan metode mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C: comparation, consequences, connections dan conversation. (Pengertian pengetahuan menurut Davenport dan Prusak adalah knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information, and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or repositories but also in organizational routines, processes, practices and norms). Davenport dan Prusak mengatakan bahwa pengetahuan adalah campuran fluida dibingkai pengalaman, nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman-pengalaman baru dan informasi. Itu berasal dan diterapkan dalam pikiran seseorang. Dalam organisasi, sering kali menjadi tertanam bukan hanya dalam dokumen atau repositori tetapi juga dalam organisasi rutinitas, proses, praktik dan norma-norma

Tujuan Knowledge Management

Knowledge Management bertujuan membuat user pintar melakukan pertukaran pengetahuan dengan mudah, cepat yang pada gilirannya akan membuat pengetahuan terus berkembang. Knowledge Management dalam tujuan itu adalah upaya menyebarkan, mempercepat pertukaran dan memanfaatkan pengetahuan.

Kompetensi Perpustakawan

Masalah sumber daya manusia di perpustakaan harus selalu mendapat perhatian serius dari universitas. Hal ini penting mengingat perpustakaan adalah sarana publik yang dimanfaatkan oleh seluruh sivitas akademika di universitas. Penempatan staf yang tidak kompeten di perpustakaan sebetulnya tidak mengatasi masalah sumber daya manusia di suatu universitas, melainkan justru mencoreng ‘wajah’ sendiri karena kualitas staf di perpustakaan menjadi salah satu indikator penilaian layanan prima di suatu universitas. Maka kompetensi menjadi persyaratan utama yang harus dipenuhi oleh sumber daya manusia di perpustakaan, karena kompetensi menawarkan suatu kerangka kerja yang efektif dan efisien dalam mendayagunakan sumber-sumber daya yang terbatas. Sumber daya manusia atau tenaga kerja yang memiliki kompetensi memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksanakan dengan optimal, efektif dan efisien.

Tabel 1. Petugas Perpustakaan dan Kompetensinya

No	Nama Petugas	Jabatan	TMT	Pendidikan
1	Amrullah Hasbana, S.Ag., SS., MA	Kepala	2005 sd. sekarang	S1 Ilmu Perpustakaan, S2 Non Perpustakaan
2	Dra. Ida Darawati	Pustakawan	2005 sd. sekarang	S1 Non Ilmu Perpustakaan
3	Lolytasari, S.Ag., S.IPI	Staf Administrasi	2006 sd. sekarang	S1 Ilmu Perpustakaan
4	Drs. Fahrul Fuady	Staf Administrasi	2009 sd. sekarang	S1 Non Ilmu Perpustakaan
5	Karno	Staf Administrasi	2009 sd. sekarang	SLTA
6	Ela	Staf Administrasi	2006 sd. 2009	SLTA
7	Iif Fikriaty Ihsani, MA	Staf Administrasi	2006 sd. 2009	S2 Non Ilmu Perpustakaan
8	Endang Pujiyati, S.Si,	Dosen	2005 s.d 2005	S1 Non Ilmu Perpustakaan
9	Alfiah S.Ag, M.Ag	Dosen	2005 sd. 2005	S1 Non Ilmu Perpustakaan
10	Drs. Zamzami Kiram	Staf Administrasi	2005 sd. 2006	S1 Non Ilmu Perpustakaan

Tabel di atas menunjukkan bahwa FKIK telah berusaha menempatkan stafnya sesuai dengan kompetensinya masing-masing.

Proses penciptaan Knowledge Management di Perpustakaan FKIK

Banyak perpustakaan yang tidak mengenal Knowledge Management, namun secara tidak sadar telah melaksanakannya. Perpustakaan FKIK sebagai perpustakaan di bidang pendidikan yang ingin memperolah core competence-nya lewat teknologi dan melakukan pendidikan pegawainya ke jenjang S2, sebenarnya sudah mengarah kepada pola penerapan knowledge management. Untuk meneliti sejauh mana penerapan knowledge management di Perpustakaan FKIK ada baiknya disimak apa yang dikatakan oleh Thomas H. Davenport and Laurence Prusak (1998), salah satu pakar knowledge management, sebagai berikut: “If you’ve got a good library, a textual database system, or even effective education programs, your company is probably already doing something that might be called knowledge management”.

Thomas H. Davenport and Laurence Prusak, meyatakan bahwa minimal ada 3 hal yang merupakan awal penerapan knowledge management di suatu perpustakaan, yaitu jika perpustakaan dikelola dengan baik dalam arti lengkap sesuai kebutuhan, sistem informasi terpadu yang memuat informasi yang dibutuhkan, atau program pendidikan yang efektif. Jika melihat tiga indikator tersebut sebenarnya Perpustakaan FKIK sudah memilikinya. Walaupun belum sepenuhnya memenuhi syarat dalam knowledge management. Perpustakaan FKIK saat ini sudah cukup memadai yaitu adanya ruangan yang luas, buku terdata dengan baik, dan jumlah buku dan majalah walau belum banyak tapi cukup beragam.

Program pendidikan mulai dari yang bersifat technical skill, human relation skill, conceptual skill, dan berbagai pendidikan non program lainnya telah dilaksanakan secara berkelanjutan di Perpustakaan FKIK. Disamping itu, untuk pendidikan yang bersifat formal, seperti misalnya program pendidikan Ilmu Perpustakaan (program S1), Perpustakaan FKIK telah memiliki 2 orang, yakni: 1 lulusan JIP-UI dan 1 orang lulusan JIP Universitas Yarsi. Dan untuk program S2 non Ilmu Perpustakaan ada 2 orang, yakni 1 orang lulusan Nederland dan 1 orang lulusan UMJ. Namun demikian, ketiga hal tersebut belum cukup untuk menyebut Perpustakaan FKIK sebagai knowledge enterprise atau intelligent enterprise. Nilai intangible asset Perpustakaan FKIK (internal structure, external structure, dan competence of people) masih harus ditingkatkan baik yang menyangkut aspek people yaitu berupa perubahan human behavior, aspek proses, dan aspek teknologi.

Setelah diperoleh gambaran mengenai proses pengelolaan pengetahuan maka kita dapat memulai untuk membangun Knowledge Management. Ada beberapa indikator yang dapat dijadikan acuan untuk mencapai proses dan penyebaran pengetahuan di perpustakaan. Tentu saja tidak semua indikator dapat dicapai secara optimal dalam waktu yang bersamaan, karena setiap indikator tergantung pemahaman pustakawan dalam menerapkan Knowledge Management. Untuk lebih memudahkan pemahaman, dibawah ini akan diuraikan faktor-faktor penentu yang telah dilaksanakan oleh Perpustakaan FKIK dalam mengakses informasi di perpustakaan. Uraian dibawah ini didasarkan pada kondisi nyata yang terjadi di Perpustakaan FKIK serta solusi yang dapat dijadikan alternatif pemecahan masalah, diantaranya :

1. Sistem Informasi

Sistem Informasi Perpustakaan FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dibuat oleh Ade Abdul Hak, yang berfungsi untuk mengoperasikan dan memberikan bantuan teknis kepada pemakai sistem. Secara keseluruhan dengan sistem informasi ini belum terintegrasi, masih banyak muatan pengetahuan eksplisit dan implisit yang belum tersedia dalam bentuk elektronik yang sesungguhnya dibutuhkan oleh para pengguna perpustakaan. Walau demikian ini perpustakaan berusaha sedapat mungkin memberikan pelayanan optimal demi kenyamanan pengguna. Namun kedepan Perpustakaan FKIK perlu menggunakan teknologi yang tepat, sebagai misal untuk komputerisasi bahan ajar mengubah ke bentuk portable document format (PDF). Sementara front end nya menggunakan bentuk html yang dapat ditampilkan melalui internet explorer sebagai bagian dari Windows 98 ataupun Windows ME. Dengan demikian maka hal-hal yang berkaitan dengan masalah hak kekayaan intelektual (HAKI) tidak menjadi masalah pada penerapan knowledge management. Dengan demikian Perpustakaan FKIK dapat menerapkan knowledge management dan diterima oleh pengguna.

Akses informasi di perpustakaan bisa melalui koleksi perpustakaan (referensi, buku ajar, modul, kliping koran), intranet, media komunikasi internal, email, maupun melalui forum diskusi. Pengguna dalam mengakses informasi di Perpustakaan FKIK dapat melalui :

1. Akses informasi melalui OPAC (Online Public Access Catalog) dan NM2DC. Walau OPAC di Perpustakaan FKIK belum terintegrasi dengan baik tapi minimal pengguna dapat menelusur content koleksi yang ada di perpustakaan.

Koleksi yang ada di Perpustakaan FKIK berupa :

1. Local content diantaranya skripsi, tesis, diserasi, laporan magang, modul, jurnal, kliping koran dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
2. Buku ajar

Dalam ‘Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi’ edisi ketiga yang dikeluarkan oleh DIKTI, dikatakan bahwa : “Perpustakaan perguruan tinggi wajib menyediakan 80% dari bahan bacaan wajib mata kuliah yang ditawarkan di perguruan tinggi. Masing-masing judul bahan bacaan tersebut disediakan 3 eksemplar untuk tiap 100 mahasiswa. Perguruan tinggi bertaraf internasional memiliki rasio antara pengguna dengan jumlah koleksi, minimal 1 : 50. Artinya, 50 judul koleksi untuk satu orang pengguna. Ini masih untuk kawasan Asia seperti National University of Singapore (NUS) dan Nanyang Technological University (NTU). Jika merujuk pada Harvard yang memiliki koleksi 16 milyar, maka dengan jumlah pengguna 1 juta saja, rationya sudah sangat tidak terjangkau : 1 : 16.000.

Angka ini sebetulnya tidak mengherankan, mengingat setiap tahun universitas pasti membeli koleksi, sementara jumlah pengguna biasanya stabil atau hanya mengalami pertambahan yang tidak terlalu siginifikan, kecuali ada pembukaan program studi baru. Perguruan tinggi di Indonesia masih sangat jauh dari ratio tersebut. Universitas Indonesia misalnya, dengan total jumlah koleksi kurang lebih 1 juta berbanding jumlah sivitas akademika hampir 50.000 orang, rationya masih 1 : 20.

Dibandingkan itu semua, saat ini jumlah buku di Perpustakaan FKIK sebesar 5.447 eksemplar yang terdiri dari buku-buku karya umum, filsafat, agama, ilmu sosial, bahasa, ilmu murni, ilmu terapan, kesenian, hiburan, olahraga, kesusasteraan, geografi dan sejarah umum. Persoalan koleksi seharusnya tidak hanya menyangkut kuantitas, tapi juga kualitas. Karena itu sangat penting mengadakan evaluasi terhadap koleksi. Hasil evaluasi juga dapat dijadikan acuan untuk menyusun kebijakan pengadaan koleksi

3. MN2DC

MN2DC adalah e-book kedokteran yang disediakan oleh Perpustakaan FKIK bekerjasama dengan FKUI. MN2DC ini dapat di download oleh pengguna dan apabila pengguna berminat dengan sofware ini dapat dibeli.

2. Akses informasi melalui web, diantaranya melalui portal, wiki, blog, forum (board), e-Learning system, documentation management system dan system knowledge management yang dikembangkan sendiri. Saat ini Perpustakaan FKIK masih bersifat perpustakaan hybrid, masih perpustakaan manual dan berusaha memenuhi kebutuhan pengguna dan dalam penyebaran informasi. Perpustakaan FKIK sudah memiliki milling list dan memakai sarana facebook maupun pengumuman-pengumuman yang ditempel di papan pengumuman.

2. Tacit knowledge dan explicit knowledge

Bagi organisasi evaluasi pengalaman masa lalu karyawan merupakan modal intelektual dan asset knowledge yang sebagian besar tersimpan dalam pikiran seseorang yang disebut dengan tacit knowledge. Tacit knowledge is usually stored in someone’s head and cannot be codified. (T. Kanti Srikantatiah & Michael E.D. Koenis). Artiya adalah bahwa tacit knowledge sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap.

Knowledge Management akan menjawab persoalan ini, yaitu proses mengubah tacit knowledge menjadi knowledge yang mudah dikomunikasikan dan mudah didokumentasikan, yang disebut explicit knowledge. Explicit knowledge merupakan bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi atau terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Contohnya: buku, laporan, dokumen, surat, file-file elektronik, dsb.²

Berkaitan dengan itu, sejak berdirinya FKIK sampai sekarang, penerapan knowledge management masih embrio. Karena masih dalam tahap embrio, disinilah diharapkan peran Perpustakaan FKIK turut mendukung penerapan knowledge management di FKIK. Karena tujuan didirikan Perpustakaan FKIK adalah turut mendukung tercapainya visi dan misi yang ingin dicapai oleh Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, serta menjadi pusat informasi dan research.

Visi FKIK adalah sesuai dengan visi universitas, maka visi FKIK adalah menjadikan FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai lembaga pendidikan tinggi kedokteran dan ilmu kesehatan terkemuka dalam mengintegrasikan aspek keilmuan kedokteran dan kesehatan, keislaman dan keindonesiaan. Berdasarkan visi tersebut maka misi FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah :

1. Menghasilkan dokter, tenaga kesehatan masyarakat, apoteker dan ners yang mempunyai kompetitif dan komparatif dalam persaingan global
2. Melakukan reintegrasi ilmu kedokteran dan ilmu kesehatan dengan nilai-nilai keislaman dan keindonesiaan
3. Memberikan landasan moral terhadap pengembangan ilmu dan teknologi kedokteran dan kesehatan serta melakukan pencerahan dalam pembinaan iman dan taqwa
4. Mengikuti secara aktif dan berperan serta dalam pengembangan ilmu dan teknologi kedokteran dan kesehatan melalui kegiatan penelitian
5. Memberikan kontribusi bermakna dalam pembangunan karakter bangsa melalui upaya peningkatan kualitas hidup masyarakat.³

Perpustakaan FKIK merupakan ruhnya FKIK dalam mencetak sumber daya manusia perlu mengidentifikasi pengetahuan yang ada (baik tacit maupun eksplisit) sehingga dapat diketahui peta pengetahuan dalam organisasi dan proses-proses atau kebiasaan yang terkait dengan pengelolaan pengetahuan. Di samping itu diharapkan akan tumbuh budaya menulis di kalangan sivitas akademika untuk selalu menuangkan ide dan hasil pengembangan ilmunya di dalam suatu tulisan yang dapat dijadikan bahan untuk pengembangan pengetahuan. Untuk itu Perpustakaan FKIK perlu merancang tacit knowledge yang akan di eksplisitkan kedepan, diantaranya adalah:

1. Membuat dokumentasi riwayat pengalaman/tacit knowledge petugas jaga mayat
2. Membuat dokumentasi riwayat pengalaman/tacit knowledge petugas laboratorium kimia
3. Membuat rekaman kegiatan mahasiswa melakukan anatomi di laboratorium mayat
4. Membuat rekaman siswa/mahasiswa PKL di Peprustakaan FKIK
5. Membuat rekaman kegiatan mahasiswa melakukan praktek ibadah
6. Membuat rekaman dan pendokumentasian kegiatan mahasiswa praktek di rumah sakit, apotik, puskesmas dan kegiatan pengabdian masyarakat.
7. Petugas perpustakaan agar dilibatkan dalam setiap event-event rutin yang dilakukan mahasiswa, seperti kegiatan sirkumisasi, mentoring magang dll dengan tujuan pendokumentasiaan dan dijadikan bahan penting bagi mahasiswa baru.
8. Mendokumentasi dokumen-dokumen penting yang bersifat administratif (tertib administrasi) yang berkaitan dengan FKIK
9. Membuat laporan bagi petugas perpustakaan yang dikirim untuk ikut serta dalam workshop, pelatihan, dinas luar ataupun tugas belajar.

Dengan rancangan ini Perpustakaan FKIK diharapkan dapat membantu FKIK dalam menerapkan visi dan misinya serta membantu sivitas akademika dalam mereintegrasi ilmu kedokteran dan ilmu kesehatan dengan nilai-nilai keislaman dan keindonesiaan dan diharapkan dapat dijadikan bahan untuk pengembangan pengetahuan.

3. Knowledge Sharing

Knowledge Sharing adalah salah satu tahapan dalam Knowledge Management, dimana terjadi proses tukar-menukar pengetahuan. Knowledge Sharing memberikan kesempatan kepada anggota suatu kelompok, organisasi, instansi atau perusahaan untuk berbagi ilmu pengetahuan, teknik, pengalaman dan ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya.⁴ FKIK sebagai fakultas yang baru merintis selama 4 tahun ini sering melaksanakan Knowledge Sharing. Secara teori sarana Knowledge Sharing yang digunakan adalah :

1. Pertemuan Tatap Muka

Pertemuan-pertemuan rutin, seminar, workshop, forum dan pemagangan. Sarana tatap muka ini menjadi sarana paling efektif, terutama pemagangan. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah struktur komunikasi yaitu kapan dan bagaimana pertemuan tatap muka dapat dilakukan, siapa dapat bertanya kepada siapa, bagaimana mendapatkan umpan balik dari pertanyaan yang diajukan dan sebagainya.

2. Dokumentasi

Dokumentasi seluruh kegiatan dengan memanfaatkan tehnologi informasi dan komunikasi dalam rangka publikasi baik elektronik di website maupun non-elektronik melalui newsletter, majalah dan koran. Termasuk di dalamnya adalah notulensi dan pengumpulan dokumen dari kegiatan tatap muka di atas. Output atau sistem basis data dokumentasi ini kelak harus dapat diintegrasikan dengan website komunitas.

3. Website

Website yang dibangun secara lokal memuat informasi terkini tentang berita, kegiatan komunitas, cerita pengalaman dan informasi lainnya. Sarana ini sebenarnya lebih kepada sharing informasi, tetapi dapat ditingkatkan menjadi Knowledge Sharing bilamana terjadi diskusi terhadap apa yang diinformasikan, seperti dengan menambahkan fitur komentar sehingga pengguna dapat mengomentari atau diskusi lebih lanjut dengan sumber informasi (penulis). Sebagai contoh blogging dengan weblog adalah salah satu sarana cerita pengalaman.

4. Diskusi Elektronik

Diskusi secara elektronik dapat dilakukan melalui tele-conference, email, milis, blog, forum diskusi, wiki, dan internet-chatting. Tele-conference adalah komunikasi real-time dengan memanfaatkan tehnologi telepon dan video. Tele-conference lebih interaktif dibanding lainnya tetapi lebih sulit dalam menyiapkannya. Email bersifat komunikasi 2 orang. Milis adalah komunikasi melalui email dengan melibatkan sekumpulan orang. Blog pada awalnya adalah sarana bercerita (pengalaman), tetapi telah berkembang menjadi sarana diskusi dengan author sebagai pusatnya. Forum diskusi adalah diskusi dengan tema sebagai pusatnya. Wiki adalah sarana kolaborasi yang memungkinkan penulisan dokumen secara bersama. Internet-chatting seperti Yahoo Messenger, Windows Messenger, dan ICQ adalah komunikasi real-time antar 2 atau lebih orang melalui internet.

5. Publikasi dan Newsletter

Pembuatan newsletter kepada anggota komunikasi, penerbitan majalah dan koran untuk menyebarkan pemikiran dan pengetahuan yang dimiliki komunitas, juga sekaligus dapat menjadi sarana promosi komunitas kepada masyarakat yang lebih luas. Publikasi dan newsletter ini dapat dilakukan baik offline maupun online (melalui website).

6. Penelitian

Penelitian tidak harus merupakan kegiatan yang rumit, survey kecil juga masuk dalam kategori ini. Tukar-menukar pemikiran dan ide baru, akan lebih intensif terjadi. Kreatifitas dan inovasi akan terbangun lebih cepat dengan kegiatan seperti penelitian. Sebagai contoh beberapa waktu yang lalu Perpustakaan FKIK mengadakan penelitian tentang sejauh mana koleksi kedokteran dan ilmu kesehatan berbahasa arab bermanfaat bagi mahasiswa. Hasilnya menyatakan bahwa sebagian besar mahasiswa kurang memanfaatkan koleksi tersebut karena mahasiswa dalam hal ini sebagai pengguna koleksi kurang memahami bahasa arab, salah satu sebab adalah sebagian besar mahasiswa berasal dari non pesantren.

Keterlibatan Perpustakaan FKIK dalam Knowledge Sharing saat ini baru sebatas mengumpulkan knowledge asset dalam mendukung tercapainya visi dan misi yang ingin dicapai oleh Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yakni menjadi pusat informasi dan research.

4. Perubahan Budaya

Budaya Perpustakaan FKIK harus dikembangkan menjadi budaya yang menekankan kepada perilaku yang inovatif, kreatif, sharing knowledge, dan learning. Selain itu juga harus didukung oleh sistem sumber daya manusia yang mendukung munculnya budaya tersebut. Hal tersebut digunakan untuk menciptakan iklim bekerja di Perpustakaan FKIK yang memungkinkan munculnya internal structure dan competence of people. Hal ini misalnya dapat dilakukan dengan cara mendorong petugas Perpustakaan FKIK untuk gemar membaca dan menulis di majalah dan jurnal-jurnal (learning dan tacit knowledge), mendorong sharing knowledge di antara petugas, dan mendorong petugas untuk melakukan risk taking (misalnya berani mengemukakan pendapat) sesuai knowledge yang dimiliki, dan mendorong adanya kerja tim baik formal maupun informal. Kegiatan tersebut harus didukung oleh sistem sumber daya manusia yang lebih bersifat knowledge-based, yaitu menekankan kepada investasi sumber daya manusia dan memberi reward petugas yang telah melakukan sharing knowledge.

Peran teknologi informasi sangat penting di dalam menggali intangible asset. Teknologi informasi di Perpustakaan FKIK diharapkan tersedia secara lebih luas (available), user friendly, dan berorientasi pasar, agar informasi yang ada dapat
digunakan oleh seluruh civitas akademika dan dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan pengetahuan (knowledge creation) yang memacu timbulnya kreatifitas dan inovasi di Perpustakaan FKIK. Sistem-sistem yang ada yang secara langsung dapat digunakan oleh hampir seluruh civitas akademika, misalnya jaringan internet, hendaknya disempurnakan dan dimanfaatkan secara optimal. Hal ini akan meningkatkan knowledge pegawai Perpustakaan FKIK.

Melihat budaya di atas, pada prinsipnya manfaat dari konsep Knowledge Management di perpustakaan adalah untuk meningkatkan kinerja perpustakaan. Knowledge Management dapat dijadikan sebagai pemicu agar pustakawan lebih inovatif dan kreatif dalam mengelola pengetahuan. Tentu saja peran Knowledge Management di perpustakaan tidak terlepas dari dorongan kebijakan dari stake holder. Ini merupakan hal yang penting masih terpengaruh dengan budaya top-down. Sehingga peran pimpinan akan sangat menonjol di dalam memasyarakatkan Knowledge Management. Langkah-langkah yang menentukan keberhasilan Knowledge Management di Perpustakaan FKIK sebagai ruhnya FKIK diantaranya:

1. Pimpinan belum memiliki komitmen dalam mengembangkan petugas perpustakaan maupun perpustakaan sebagai tempat sumber mencari pengetahuan dan informasi sehingga pemberdayaan di perpustakaan masih berjalan di tempat.
2. Dengan suatu kebijakan pimpinan, petugas Perpustakaan FKIK diharuskan aktif dan diikutsertakan dalam mengidentifikasi berbagai pengetahuan yang diciptakan di lingkungan fakultas baik aktifitas yang berkaitan langsung dengan perpustakaan maupun berkaitan dengan FKIK ataupun berkaitan di luar FKIK.
3. Didalam organisasi perpustakaan harus terdapat satu bagian atau satu tim yang menangani pengorganisasian dan penyediaan pelayanan Knowledge Management. Bagian atau tim ini sebaiknya diintegrasikan dengan pelayanan administrasi fakultas sehingga pendokumentasian dan pengarsipan dalam rangka memperoleh informasi dengan cepat dan mudah diterima oleh perpustakaan.
4. Petugas perpustakaan harus berperan sebagai fasilitator utama dalam berbagai pengetahuan, dengan menciptakan budaya dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mengoperasikan Knowledge Management. Maka petugas perpustakaan diharapkan mampu meningkatkan kompetensi manajerial dan kepemimpinan berbasis informasi.
5. Perpustakaan FKIK harus mulai mengembangkan Sistem Informasi Perpustakaan kalau masih tetap ingin dipandang sebagai penyedia informasi dan pengetahuan yang utama. Untuk itu, berbagai perangkat pendukung yang diperlukan harus dipersiapkan termasuk organisasi dan kebijakan yang harus ditetapkan pada tingkat institusi induk perpustakaan.
6. Perpustakaan FKIK dapat membuat situs web sehingga sejumlah naskah berbagai jenis dokumen, yang selama ini tergolong kelabu, dapat dikelola oleh perpustakaan seperti yang telah dilakukan oleh sejumlah perpustakaan.

Kesimpulan

Knowledge Management menawarkan suatu peluang bagi petugas perpustakaan untuk menjadikan diri mereka relevan terhadap tuntutan zaman. Walaupun beragam teori Knowledge Management, tetapi konsep yang ditawarkannya dapat dijadikan sebagai titik tolak bagi petugas perpustakaan untuk lebih berperan secara substansial dalam menyediakan seluruh pelayanan informasi dan pengetahuan bagi pengguna perpustakaan.

Penerapan Knowledge Management di Perpustakaan FKIK masih memerlukan penyempurnaan khususnya dalam hal strategi, culture, pengembangan sumber daya manusia, dan pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan. Sedangkan yang menyangkut proses tetap dapat mengikuti operasional Perpustakaan FKIK. Dengan diterapkannya Knowledge Management diharapkan proses layanan Perpustakaan FKIK akan lebih cepat dan efektif.

Petugas Perpustakaan FKIK harus segera mengambil prakarsa untuk mengeksplorasi potensi informasi dan pengetahuan yang terdapat di FKIK maupun di luar FKIK dan mengembangkan Simtem Informasi Perpustakaan untuk penanganannya, termasuk penyiapan sumber daya manusia, organisasi, infrastruktur teknologi informasi, dan infrastruktur hukum yang diperlukan.

Apa yang penulis kemukakan didalam tulisan ini merupakan paparan penulisan ilmiah sehingga dapat digunakan sebagai bahan masukan untuk memaksimalkan peran dan fungsi perpustakaan dalam melayani layanan kepada penguna maupun masyarakat. Penulis menyadari, bahwa untuk melakukan suatu perubahan paradikma kepustakawanan apalagi menyangkut pemberdayaan pengetahuan tidaklah semudah membalik telapak tangan, karena itu memerlukan tekad dan komitmen yang kuat dari petugas perpustakaan itu sendiri serta dukungan nyata dari organisasi.

sumber:http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2009/12/penerapan-knowledge-management-di.html

IMPLEMENTING KNOWLEDGE MANAGEMENT IN ACADEMIC LIBRARIES: A PRAGMATIC APPROACH, KNOWLEDGE MANAGEMNET AND ROLE OF LIBRARIES, KNOWLEDGE MANAGEMENT IN LIB

Abstrak

Kebutuhan akan informasi dalam era globalisasi semakin tinggi, diperlukan suatu terobosan yang dapat memudahkan perolehan informasi. Seiring dengan hal itu, berbagai metode dilakukan untuk mengembangkan pengetahuan dan informasi bagi masyarakat, salah satunya dengan model Knowledge Management, yang mengikutsertakan teknologi informasi di dalam pengolahan pengetahuan. Dalam dunia pendidikan, perpustakaan merupakan tambang sumber segala informasi, untuk itu di dalam perpustakaan perlu adanya suatu sistem informasi yang memudahkan bagi pengguna (terutama mahasiswa dan dosen) untuk mendapatkan referensi pengetahuan selengkap mungkin, akurat, dan cepat. Knowledge management diperlukan peranannya dalam pengembangan sistem informasi perpustakaan tersebut untuk menciptakan, menangkap, dan menggunakan kembali pengetahuan untuk mencapai tujuan. Dalam kasus ini, peran knowledge management di dalam perpustakaan dalam mengembangkan sistem informasi perpustakaan agar menunjang kegiatan pengembangan sumber daya manusia yang dapat mengikuti perkembangan teknologi dan tuntutan akan pengetahuan terkini.

Kata kunci : knowledge management, sistem informasi perpustakaan, perpustakaan


Pendahuluan

Perpustakaan adalah tempat paling penting dalam sebuah perguruan tinggi, bisa dikatakan bahwa perpustakaan adalah tambang dari keseluruhan pengetahuan. Hampir semua aktivitas kegiatan belajar mengajar dalam perguruan tinggi sangat bergantung pada perpustakaan. Fungsi perpustakaan terus berkembang tidak hanya sebagai tempat peminjaman buku, namun juga sebagai tempat yang dapat digali informasinya dari berbagai media, terutama media internet. Sumber-sumber noncetak seperti jurnal elektronik, database yang dapat diakses melalu media web. Kebutuhan terhadap informasi tersebut membutuhkan suatu dukungan teknologi informasi yang dapat membantu universitas menempatkan berbagai referensi pengetahuan bagi mahasiswa dan dosen untuk mendapatkan tambahan pengetahuan yang berkualitas. Di era globalisasi ini, pemanfaatan teknologi informasi dalam bidang pendidikan sangat penting, terutama untuk mengembangkan suatu sistem pendidikan yang bermutu, salah satunya dengan model Knowledge management yang memungkinkan pengolahan pengetahuan lebih bermutu dan terjamin serta mampu mendukung sistem pendidikan keseluruhan. Dengan knowledge management dalam perpustakaan tentunya dapat membantu dalam mengumpulkan, mengidentifikasi pengetahuan yang potensial, dan mengelola keseluruhan pengetahuan yang berpotensi bagi kemajuan kualitas sumber daya manusia dalam perpustakaan. Pemanfaatan knowledge management dalam sistem informasi perpustakaan akan menguntungkan bagi universitas untuk mengembangkan suatu jaringan perpustakaan yang dapat menyediakan akses informasi dan pengetahuan 24 jam/7 hari seminggu, dapat diakses kapan saja, dan di mana saja, atau dengan kata lain sistem informasi perpustakaan dapat menawarkan layanan perpustakaan yang menembus ruang dan waktu.

Knowledge management pada mulanya diterapkan dalam dunia bisnis yang dapat membantu komunikasi dari top manajemen hingga ke bagian operasional untuk memperbaiki proses kerja, dan seiring dengan kecepatan perolehan informasi, knowledge management diterapkan pula pada bidang pendidikan (dalam cakupan perpustakaan) sebagai media penyebaran informasi secara tidak terbatas. Kebutuhan informasi dan pengetahuan yang terkait dengan kebutuhan masing-masing mahasiswa sesuai dengan bidang ilmu yang ditekuni berkembang sebagai akibat dari globalisasi yang mendorong munculnya internet sebagai jendela informasi dan pengetahuan yang menembus ruang dan waktu.

Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam manajemen pengetahuan sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan yang bertujuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan.

Munculnya Knowledge Management

Sejak awal tahun 90-an para pakar seperti Alvin Toffler (1990), Robert Reich (1991), James Brian Quinn (1992), dan Peter Drucker (1993) menekankan tentang pentingnya pengetahuan (knowledge) dalam masyarakat dan perekonomian (society and economy) di akhir abad ke-20 dan pada abad ke-21. Menurut Drucker, di era ‘knowledge society’, pengetahuan bukan semata sebagai salah satu sumberdaya (a resource) bersama faktor-faktor produksi tradisional lain seperti buruh, tanah, dan modal, melainkan satu-satunya sumber daya (the only resource).

Knowledge Management

Menurut Garner Group (Koina, 2004), manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu organisasi. Selanjutnya disebutkan bahwa informasi yang dimaksud meliputi database, dokumen, kebijakan, dan prosedur dan juga keahlian dan pengalaman yang sebelumnya tidak terartikulasi yang terdapat pada pekerja perorangan.

Dalam buku yang ditulis oleh Von Krough, Ichiyo, serta Nonaka (2000), dan Chun Wei Choo, (1998), disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian knowledge adalah sebagai berikut:
1. Knowledge merupakan kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan (justified true believe);
2. Pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terpikirkan (tacit);
3. Penciptaan inovasi secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut;

Bersamaan dengan hal itu beberapa konsep knowledge management dapat mendasari suatu institusi pendidikan menerapkan suatu perpustakaan berbasis knowledge management, antara lain:

1. Knowledge management merupakan proses yang terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya dari perusahaan tersebut, dan akhirnya perusahaan akan membentuk perusahaan yang berbasis kepada pengetahuan.
2. Knowledge management membantu organisasi untuk mengelola kemampuan tiap individu untuk sharing knowledge.
3. Organisasi harus mampu mengintegrasi, me-manage knowledge dan informasi terhadap lingkungan secara efektif.

Seperti diungkap di atas, Knowledge management lahir dari persoalan daya saing dan inovasi yang sedang dihadapi organisasi atau perusahaan disebabkan terjadinya perubahan paradigma bisnis yang telah menempatkan pengetahuan sebagai isu sentral kinerja organisasi. Di era ini, daya saing (competitiveness) ditentukan oleh sejauh mana perusahaan memiliki kemampuan inovasi terus-menerus (Porter, 1990; Nonaka & Takeuchi, 1995). Dimana kemampuan inovasi (innovativeness) ditentukan oleh seberapa besar organisasi itu memiliki cadangan pengetahuan, kemampuan belajar, dan seberapa intensif mau melakukan innovative activities.

Pengetahuan dapat dibagi 2 yang sebaiknya dimiliki oleh perpustakaan yakni berupa :
1. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb.
2. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain.

Tentunya kedua pengetahuan tersebut sama-sama bermanfaat bagi kebutuhan mahasiswa. Pengelolaan knowledge explicit lebih mudah dikarenakan sudah tercetak, dalam bentuk buku, jurnal, makalah, skripsi, maupun bentuk karya ilmiah tertulis, yang memudahkan bagi pihak pengguna perpustakaan untuk mendapatkan referensi informasi yang dibutuhkan. Sedangkan untuk pengelolaan tacit knowledge sangat sulit, karena beberapa hal seperti beberapa orang enggan untuk melakukan sharing knowledge kepada orang lain, alasannya cukup mudah bahwa pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang adalah kekuatan bagi orang tersebut, bila harus dilakukan sharing, hal tersebut sangat sulit, kecuali fenomena sekarang ini yang dapat tertuang dalam blog-blog yang dimiliki oleh orang yang ahli dalam bidang-bidang tertentu. Penggabungan kedua jenis knowledge di atas akan sangat membantu bagi pihak pengguna untuk melakukan studi banding atas berbagai pengetahuan dan menjadi acuan bagi perpustakaan untuk selalu menggali pengetahuan yang potensial dari beberapa dosen.

Informasi dan Pengetahuan

Ada beberapa pengertian informasi dan pengetahuan menurut beberapa tokoh diantaranya, Daniel Bell mendefinisikan pengetahuan sebagai satu set pernyataan terorganisir fakta atau gagasan, memberikan alasan penilaian atau hasil percobaan, yang ditularkan kepada orang lain melalui beberapa media komunikasi dalam beberapa bentuk yang sistematis. Informasi menurut Marc Porat menyatakan, bahwa informasi adalah data yang telah terorganisir dan dikomunikasikan sedangkan menurut Stephen Abram melihat bahwa proses penciptaan pengetahuan sebagai kontinuitas dimana data berubah menjadi informasi, informasi berubah menjadi pengetahuan untuk mendukung suatu kebijakan.

Informasi dapat didefinisikan sebagai sesuatu yang kita bagi melalui beragam media komunikasi yang ada (Information is something that we share). Sedangkan Pengetahuan adalah sesuatu yang masih ada dalam pikiran kita (Knowledge is something that is still in our mind). Kemudian dapat disimpulkan, Informasi adalah Pengetahuan yang dibagi atau dikomunikasikan melalui beragam media yang ada (Information is shared knowledge).

Program-program knowledge management biasanya terkait dengan tujuan organisasi dan diarahkan untuk meraih hasil spesifik, seperti berbagi kecerdasan, meningkatkan kinerja, meningkatkan keunggulan kompetitif, atau mendorong inovasi pada aras yang lebih tinggi seperti dikemukakan oleh Nonaka dan Takeuchi [Nonaka, 1995], bahwa penciptaan pengetahuan adalah esensi dari inovasi.

Komponen Knowledge Management

1. Disadari bahwa penciptaan pengetahuan baru tak mungkin terjadi pada manajemen yang difahami selama ini yang terfokus pada pengelolaan informasi. Dibutuhkan adanya berbagai ‘enablers’ yang memungkinkan pengetahuan baru dapat tercipta setiap saat. Yang bertugas menyediakan enablers ini adalah para managers (Chief Knowledge Officer, CKO).

Beberapa fungsi CKO (Chief Knowledge Officer) adalah:
a) Menentukan visi (knowledge vision) yakni penentuan arah mengenai pengetahuan kayak apa yang harus diciptakan

b) Mendefinisikan terus-menerus knowledge assets agar tetap relevan dengan knowledge vision.
c) Menciptakan tempat bagi proses penciptaan pengetahuan baru dan memberinya energi agar tetap kondus
d) Mengarahkan dan menggalakkan SECI process.

2. Penentuan visi dan mendefinisikan terus-menerus knowledge assets merupakan peran top managers, sementara penciptaan Ba dan pengarahan serta penggalakan SECI process merupakan tugas seluruh manager dalam setiap lapisan.

3. Bukan saja bersifat fisik tapi juga virtual dan mental, dimana ketiganya bersifat saling melengkapi. Sekalipun teknologi intranet (virtual) sangat memungkinkan terjadinya tukar menukar pengetahuan (knowledge sharing) secara masiv, namun komunikasi interpersonal (fisik) tetap diperlukan terutama untuk saling tukar tacit knowledge. Sementara mental model dibutuhkan agar knowledge sharing, baik secara virtual maupun interpersonal, tidak mengalami hambatas psikologis. Ungkapan “the more digital, the more analog” menggambarkan bahwa semakin canggih penerapan suatu sistem informasi tehnologi dalam bisnis justru semakin membutuhkan kemampuan analisa menggunakan conventional analogue knowledge seperti insight tentang kebutuhan partner atau customer.

Pelayanan Perpustakaan

Kegiatan pelayanan perpustakaan dapat dilihat dari dua sisi, yaitu dari sisi penyedia layanan dan dari sisi pemakai layanan. Dari sisi penyedia layanan, kegiatan pelayanan perpustakaan meliputi:

1. Pengadaan pustaka: pembelian, pelangganan, pencarian/pengumpulan.
2. Penyiapan pustaka: antara lain, pemberian label, dan katalogosasi.
3. Pemberian layanan: antara lain, penempatan pustaka di rak, pengeluaran pustaka untuk dipinjamkan (sirkulasi), dan seringkali pula: mencarikan pustaka atas permintaan pengguna layanan.
4. Pemeliharaan pustaka: perbaikan dari kerusakan, pemeliharaan agar tidak rusak, penyimpanan dalam media lain (misal: dari buku ke CD-ROM).

Selain itu, penyedia layanan juga menyediakan ruang beserta sarana-prasarana yang diperlukan untuk kegiatan penggunaan layanan perpustakaan.

Dari sisi pengguna layanan, terdapat beberapa kegiatan sebagai berikut:
1. Mencari pustaka: mencari dari katalog, menelusuri rak-rak buku.

2. Membaca/memanfaatkan pustaka (di ruang perpustakaan)
3. Meminjamkan pustaka (untuk dibawa ke luar perpustakaan)

Seringkali pengguna layanan juga melakukan kegiatan menyalin isi pustaka dengan cara menulis di buku catatannya atau mengfotokopi isi pustaka. Selain itu, sering pula pengguna layanan meminta bantuan staf perpustakaan untuk mencari pustaka. Pustaka yang dimaksud di atas meliputi media cetak (antara lain: buku, majalah, surat kabar), media elektronis (antara lain: berkas elektronis di disk, CD, internet) dan media foto/slide.

Seiring tuntutan kebutuhan pelayanan ditingkatkan dengan berbagai kemajuan, seperti adanya pelayanan akses antar perpustakaan yang menghubungkan berbagai universitas. Kebutuhan akan berbagai pengetahuan inilah yang mendorong perlu adanya tata kelola perpustakaan yang lebih memadai, salah satunya dengan upaya sistem informasi perpustakaan.

Dalam konteks makalah ini, yang dimaksud dengan peranan knowledge management bagi perpustakaan adalah dimana pemakai perpustakaan tidak hanya bisa menelusur katalog terpasang, tetapi juga secara interaktif dan aktif mencari informasi, terus termotivasi untuk belajar (membaca, berdiskusi, memberikan komentar), dan dimotivasi untuk mau berbagi pengetahuan. Bila knowledge management dijalankan dengan baik, akan menjadikan manusia-manusia produktif yang mampu melakukan perbaikan pada faktor-faktor sosial dan budaya masyarakat.

Yang harus diperhatikan adalah, orang akan termotivasi untuk belajar jika ia tertarik dengan apa yang akan ia pelajari (learning is remembering what you’re interested in). Karena itu, pustakawan perlu tahu dahulu bidang apa saja yang menjadi interes pemakai. Tiap orang mempunyai pola dan proses pembelajaran serta interes yang berbeda-beda. Untuk itu perlu ada penelitian yang mendalam tentang kebutuhan pemakai. Model penelitian kualitatif cocok untuk menggambarkan secara detail pola komunikasi dan pembelajaran pemakai perpustakaan.

Pemanfaatan Sistem Informasi Perpustakaan

Dari sisi penyedia layanan, pemanfaatan kemajuan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan pelayanan perpustakaan meliputi:

1. Pengadaan bahan pustaka: pembelian, pelangganan, pencarian / pengumpulan, yakni pencarian informasi pustaka yang dijual oleh penerbit di dunia dapat dilakukan lewat akses internet; demikian juga, pemesanan maupun pembelian/pembayarannya dapat dilakukan lewat internet.

2. Penyiapan pustaka: antara lain, pemberian label dan katalogisasi, yakni penyiapan pustaka dapat lebih lancar dan terintegrasi dengan memanfaatkan perangkat lunak umum (olah kata dan olah angka) maupun dengan perangkat lunak yang khusus dibuat untuk mendukung pengolahan pustaka.

3. Pemberian layanan yakni pemberian layanan sirkulasi dan pencarian pustaka dapat didukung oleh suatu sistem informasi yang khusus dibuat untuk itu.

4. Pemeliharaan pustaka yakni penyimpanan pustaka dari bentuk buku ke dalam media berupa CD dapat dilakukan dengan teknologi komputer.

Dalam era informasi, perpustakaan saat ini telah mempunyai ruang-ruang komputer yang dilengkapi dengan jaringan komunikasi data (LAN dan akses internet) serta CD-ROM berisi informasi pustaka. Dari sisi pengguna layanan, kemajuan teknologi informasi perlu dimanfaatkan untuk mendukung beberapa kegiatan sebagai berikut:

1. Pencarian pustaka lewat katalog dapat dilakukan dengan bantuan suatu sistem informasi perpustakaan

2. Pembacaan/pemanfaatan pustaka (di ruang perpustakaan) tidak hanya dilakukan terhadap media cetak tetapi juga terhadap media elektronis (CD-ROM), disket, hardisk) dengan bantuan sistem komputer dan teknologi komunikasi data. Dengan memanfaatkan akses jarak jauh (LAN, WAN, Internet), pengguna layanan perpustakaan tidak harus berada dibangunan perpustakaan, tapi dapat berada dimanapun untuk membaca/memanfaatkan layanan perpustakaan (situasi ini biasa disebut sebagai virtual library.

3. Peminjaman pustaka di era informasi tidak lagi dibatasi oleh koleksi perpustakaan setempat, tapi mendunia (karena pustaka berupa berkas elektronis). Situasi seperti ini disebut sebagai library without walls.

Untuk menyalin isi pustaka elektronis (CD-ROM, berkas internet) dapat dilakukan dengan mengkopinya ke dalam storage media, seperti USB, Harddisk eksternal, maupun ke dalam memory card.

Pergeseran Fungsi Perpustakaan Seiring dengan Perkembangan Teknologi

Perubahan fungsi perpustakaan sebagai akibat dari perkembangan teknologi sangat bergantung pula pada partisipasi dan kerjasma berbagai komponen di dalamnya, meliputi dari staff karyawan, pustakawan, mahasiswa, dosen, rektor,dan pihak lainnya untuk mewujudkan suatu perpustakaan yang berbasis teknologi dan dapat menyediakan informasi kapanpun.

Dalam knowledge management terdapat beberapa tahapan agar suatu knowledge yang tersimpan dalam organisasi dapat dikelola dengan baik. Adapun tahapan dalam knowledge management tersebut meliputi :

1. Berbagi pengetahuan yang belum digali (tacit)
2. Menciptakan konsep
3. Membenarkan konsep
4. Membangun prototype
5. Melakukan penyebaran pengetahuan



Kesimpulan

Berdasarkan kajian di atas, dapat ditarik kesimpulan penerapan knowledge management di perpustakaan :
1. Knowledge management tidak dapat diterapkan secara terpisah dengan aktivitas operasional dan teknologi informasi, karena ketiganya saling berkaitan dan mendukung dalam upaya penciptaan institusi yang berwawasan pengetahuan.

2. Knowledge management yang terintegrasi dengan perpustakaan akan meningkatkan universitas mengembangkan mahasiswa untuk mengelola berbagai pengetahuan yang diperoleh dan selanjutnya dapat digunakan dalam lingkungan pendidikan secara keseluruhan.

3. Penerapan teknologi berbasis web menjadi faktor penting dalam penerapan knowledge management dan sistem informasi perpustakaan yang menghasilkan jaringan perpustakaan (perpustakaan digital).

4. Konsep knowledge management telah berhasil menjadikan sumber daya manusia sebagai penentu berkembangnya budaya belajar sehingga penggunaan knowledge dapat dilakukan dengan cepat seiring dengan kebutuhan informasi dan pengetahuan.

sumber:http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2009/10/implementing-knowledge-management-in.html